6 dicas para você se organizar no trabalho

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Siga o passo a passo e fuja do efeito bola de neve

7 dicas para você se organizar no trabalho

A falta de concentração no trabalho compromete o bom rendimento das tarefas. Muitos profissionais não conseguem realizar todas as atividades durante o expediente porque ficam pensando em problemas pessoais. Já outros desviam a atenção com conversas paralelas. Com isso surge o efeito bola de neve: acumula-se uma tarefa para o dia seguinte, para o outro e para o outro.

Para evitar que isso ocorra, Christian Barbosa, especialista em administração do tempo e produtividade, além de fundador da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo, explica que a pessoa precisa fazer uma lista de prioridades todos os dias.

"Se algo for opcional não deve ser feito naquele momento. Essas prioridades nunca podem lotar todas as suas horas de trabalho, para você não adiar e se frustrar", ensina. "Comece com a primeira prioridade da lista e, enquanto estiver executando, deixe o e-mail e o navegador fechados para ter foco no que está fazendo", completa.

Barbosa garante que o profissional precisa aprender a controlar não o tempo, mas os seus dedos, sua ansiedade e sua atenção. Afinal, é se gerenciando que você se torna o senhor do seu tempo e não o escravo dele. No entanto, isso requer treino e disciplina. "Todo mundo sempre reclama que faltam horas no dia e que não consegue ter tempo para fazer tudo que precisa. O problema não é a quantidade horas que temos, mas sim o uso delas que faz a diferença".

Ele ainda alerta que os principais erros cometidos pelos profissionais são negligências realizadas na coordenação do tempo. E destacou alguns exemplos:

Não anotar as prioridades;

Não planejar as tarefas diárias;

Não priorizar o dia de trabalho, ou seja, fazer o que aparece primeiro;

Deixar o e-mail aberto, o que aumenta o número de interrupções;

Deixar que tarefas importantes se tornem urgências;

Criar várias agendas e não sincronizá-las;

Aceitar atividades de ouvido e esquecer-se de anotá-las;

Priorizar-se na agenda;

Não dizer "não" e acreditar que tudo pode ser feito.

Outros problemas são a falta de controle na internet e se manter conectado nas redes sociais, como Twitter, Facebook, Orkut e MSN. "O navegador cheio de favoritos também atrapalha, pois o profissional abre seu browser para acessar um site, mas começa a surfar por outros sites que gosta. A solução é instalar um novo navegador e não importar os sites prediletos", informa o especialista.

Além dessas dicas, veja a lista elaborada por Christian Barbosa com alguns itens básicos que você deve fazer para começar a ter mais tempo no trabalho.

1. Descubra como utiliza seu tempo: todas as tarefas que você realiza são divididas em três tipos: urgentes (prazo que está curto ou acabou), importantes (que trazem resultado e possuem tempo para serem realizadas) e circunstanciais (que não agregam valor e fazem você apenas perder tempo). Sabendo a forma como seu tempo é utilizado ajudará você a se planejar. Seu foco será reduzir as atividades urgentes (priorizando-as para que sejam eliminadas rapidamente), aumentar as tarefas importantes e eliminar as circunstanciais. Faça o teste da Tríade e descubra a forma como utiliza seu tempo diariamente.

2. Planeje-se! Ter mais tempo para a vida pessoal e profissional é prevenir problemas e priorizar aquilo que você quer. Esse processo de antecipação que é fundamental na gestão de tempo. Para isso, planeje sua semana com antecedência de, pelo menos, três dias. Veja o que pode gerar urgências e crie atividades de prevenção.

3. Escolha uma ferramenta: agenda, Iphone, Outlook, Neotriad ou caderno que faça com que você tire as pendências e tarefas da cabeça e as centralize em um lugar confiável. Utilize essa ferramenta para se planejar e antecipar seus problemas.

4. Limite seu horário de trabalho: muitas vezes precisamos de horas extras para conseguir cumprir todas as prioridades do dia. Isso acontece porque sabemos que temos esse tempo adicional. Se fosse uma obrigação sair exatamente do seu horário (quando as luzes do escritório são apagadas, por exemplo), com certeza você seria mais centrado e, consequentemente, mais produtivo. Experimente criar esses "limitadores" para você no dia a dia.

5. Organize seu local de trabalho: sua papelada, revistas e seus armários. Estima-se que uma pessoa gasta 40 minutos por dia localizando informações e isso é muito tempo perdido.

6. Priorize seu dia, todos os dias! Faça uma lista de atividades que precisa executar no dia, calcule a duração de cada tarefa (para checar se dá tempo de fazer tudo) e ordene na sequência de execução.

De acordo com Barbosa, o profissional, o líder e a equipe precisam funcionar em conjunto, focando nas coisas que de fato vão trazer resultados para o indivíduo, o grupo e a empresa. "Estabeleça metas claras e específicas, tanto pessoais como profissionais, para ter um sentido na sua vida e no seu trabalho. Assim cada atividade passa a ter sentido, pois, além de estar relacionada a metas cruciais, faz com que o indivíduo vá para o trabalho sabendo que a realização daquela ação planejada contribuirá para se atingir a meta", finalizou.

Por Stefane Braga (MBPress)

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